Wie wir 15 Stunden Rechnungsarbeit pro Monat auf ein paar Klicks reduziert haben

Die Ausgangslage: 15 Stunden Handarbeit, jeden Monat.

Als Agentur rechnen wir unsere Leistungen gegenüber einem DAX-Konzern über Bestellungen (Purchase Orders) ab. Jede PO hat eigene Budgets für Agenturleistungen und Mediakosten, eigene Nachweispflichten und ein festes Format für die Einreichung.

Jeden Monat hieß das von Hand: Monatsordner anlegen, Timesheets und Leistungsnachweise vorbereiten, Stunden zusammenrechnen, Mediakosten aus PDF-Rechnungen ablesen, Budgets prüfen, Rechnungen in Lexware anlegen und pro Bestellung ein Versandpaket schnüren. Fehleranfällig, nervig – und jeden Monat wieder.

Die Herausforderung: Daten in fünf Systemen, ein PDF dazwischen.

Das Problem war nicht ein einzelner Schritt, sondern die Kette: Die Daten lagen verteilt in Google Drive, Google Sheets, PDF-Rechnungen und Lexware. Jeder Übertrag von Hand war eine potenzielle Fehlerquelle – ein Zahlendreher im Budget oder ein vergessener Beleg bedeutet bei einem Konzernkunden Rückfragen, Verzögerungen und im schlimmsten Fall eine abgelehnte Rechnung.

Klassische Automatisierung scheitert hier an den unstrukturierten Stellen:

• Der Mediabetrag steht in einem PDF und muss zuverlässig ausgelesen werden
• Die Stunden stehen in einem frei gepflegten Timesheet
• Die Budgetlogik kennt Sonderfälle wie auslaufende Bestellungen mit Nachfolge-PO
• Jede Einreichung braucht ein vollständiges Paket aus vier Dokumenten

Die Lösung: Ein Rechnungslauf in vier Bausteinen.

Wir haben den Prozess in n8n als modularen Workflow abgebildet – orchestriert über ein zentrales Google Sheet als Steuerungszentrale mit Konfiguration, Bestellungen, Budgets und Protokoll. Statt einem großen Blackbox-System besteht die Lösung aus vier Bausteinen, die einzeln laufen und einzeln wartbar sind:

1. Setup pro Bestellung – einmalig

Neue PO? Ein Durchlauf legt Vorlagen, Konfigurationszeile und Protokoll-Struktur an – inklusive Kundennummer für Lexware und Lieferantennummer für den Konzern.

2. Monatsordner anlegen

Zum Monatsbeginn erstellt der Workflow für jede aktive Bestellung automatisch die Ordnerstruktur, kopiert die Timesheet- und Leistungsnachweis-Vorlagen hinein und benennt alles nach der vereinbarten Konvention.

3. Abrechnung abschließen – das Herzstück

Der Workflow liest die Stunden aus dem Monats-Timesheet, extrahiert den Netto-Betrag aus der Mediarechnung per PDF-Parsing, prüft beide Beträge gegen die hinterlegten PO-Budgets und erstellt dann die Rechnung direkt über die Lexware-API. Sonderfälle wie Budget-Splits über Vorgänger- und Nachfolge-PO behandelt er automatisch – und protokolliert jeden Lauf inklusive Warnungen, statt still etwas Falsches zu buchen.

4. Versandpaket schnüren

Zum Abschluss sammelt der Workflow pro Bestellung alle Dokumente ein und erstellt ein fertiges ZIP-Paket nach Namenskonvention – Rechnung, Leistungsnachweis, Bestellung und Mediarechnung, bereit für die Einreichung.

Der Mensch bleibt in der Schleife

Der Workflow erstellt Entwürfe, prüft Budgets und legt alles ab – freigegeben und versendet wird von uns. Automatisiert wird das Copy-Pasten, nicht das Urteil.

Eingesetzte Tools

n8n als Workflow-Engine, Google Drive, Sheets und Docs für Ablage und Steuerung, die Lexware-API für die Rechnungserstellung und PDF-Datenextraktion für die Mediarechnungen.

Das Ergebnis auf einen Blick

• Aus ~15 Stunden pro Monat wurden ein paar Klicks – der eigentliche Lauf dauert Minuten, wir prüfen nur noch die fertigen Entwürfe
• Budgetprüfung eingebaut – Überschreitungen und Splits werden erkannt und dokumentiert, bevor eine falsche Rechnung rausgeht
• Vollständige Pakete, jedes Mal – Rechnung, Leistungsnachweis, Bestellung und Mediarechnung automatisch gebündelt
• Lückenloses Protokoll – jede Abrechnung im Steuerungs-Sheet nachvollziehbar, inklusive aller Warnungen
• Fehler werden gemeldet statt gebucht – fehlende Dokumente stoppen die Rechnung, nichts geht still schief

Was der Case zeigt.

Der spannendste Teil ist nicht die Zeitersparnis – es ist die Übertragbarkeit. Fast jedes Unternehmen hat einen Prozess wie diesen: Daten in fünf Systemen, ein PDF dazwischen, Excel als Klebstoff und ein Mensch, der alles zusammenhält. Genau diese Prozesse lassen sich heute zuverlässig automatisieren – nicht mit einem Riesen-IT-Projekt, sondern mit einem sauber gebauten Workflow.

Fazit

Rund 15 Stunden manuelle Arbeit pro Monat sind auf ein paar Klicks geschrumpft – bei weniger Fehlern und voller Nachvollziehbarkeit. Welcher Prozess kostet dich jeden Monat 15 Stunden? Lass uns in 30 Minuten drüber schauen – wir sagen dir ehrlich, was sich automatisieren lässt und was nicht.