Monatliche Abrechnung gegenüber einem Konzern klingt nach Routine – ist aber ein Minenfeld aus Bestellnummern, Budgets, Timesheets, Leistungsnachweisen und Belegen. Rund 15 Stunden Handarbeit hat uns dieser Prozess jeden Monat gekostet.
Wir haben den gesamten Rechnungslauf mit n8n, Google Workspace und Lexware automatisiert. Hier zeigen wir, wie der Workflow aufgebaut ist – und was er uns jeden Monat spart.
Als Agentur rechnen wir unsere Leistungen gegenüber einem DAX-Konzern über Bestellungen (Purchase Orders) ab. Jede PO hat eigene Budgets für Agenturleistungen und Mediakosten, eigene Nachweispflichten und ein festes Format für die Einreichung.
Jeden Monat hieß das von Hand: Monatsordner anlegen, Timesheets und Leistungsnachweise vorbereiten, Stunden zusammenrechnen, Mediakosten aus PDF-Rechnungen ablesen, Budgets prüfen, Rechnungen in Lexware anlegen und pro Bestellung ein Versandpaket schnüren. Fehleranfällig, nervig – und jeden Monat wieder.
Das Problem war nicht ein einzelner Schritt, sondern die Kette: Die Daten lagen verteilt in Google Drive, Google Sheets, PDF-Rechnungen und Lexware. Jeder Übertrag von Hand war eine potenzielle Fehlerquelle – ein Zahlendreher im Budget oder ein vergessener Beleg bedeutet bei einem Konzernkunden Rückfragen, Verzögerungen und im schlimmsten Fall eine abgelehnte Rechnung.
Klassische Automatisierung scheitert hier an den unstrukturierten Stellen:
- Der Mediabetrag steht in einem PDF und muss zuverlässig ausgelesen werden
- Die Stunden stehen in einem frei gepflegten Timesheet
- Die Budgetlogik kennt Sonderfälle wie auslaufende Bestellungen mit Nachfolge-PO
- Jede Einreichung braucht ein vollständiges Paket aus vier Dokumenten
Wir haben den Prozess in n8n als modularen Workflow abgebildet – orchestriert über ein zentrales Google Sheet als Steuerungszentrale mit Konfiguration, Bestellungen, Budgets und Protokoll.
Statt einem großen Blackbox-System besteht die Lösung aus vier Bausteinen, die einzeln laufen und einzeln wartbar sind:
Neue PO? Ein Durchlauf legt Vorlagen, Konfigurationszeile und Protokoll-Struktur an – inklusive Kundennummer für Lexware und Lieferantennummer für den Konzern.
Zum Monatsbeginn erstellt der Workflow für jede aktive Bestellung automatisch die Ordnerstruktur, kopiert die Timesheet- und Leistungsnachweis-Vorlagen hinein und benennt alles nach der vereinbarten Konvention.
Der Workflow liest die Stunden aus dem Monats-Timesheet, extrahiert den Netto-Betrag aus der Mediarechnung per PDF-Parsing, prüft beide Beträge gegen die hinterlegten PO-Budgets und erstellt dann die Rechnung direkt über die Lexware-API. Sonderfälle wie Budget-Splits über Vorgänger- und Nachfolge-PO behandelt er automatisch – und protokolliert jeden Lauf inklusive Warnungen, statt still etwas Falsches zu buchen.
Zum Abschluss sammelt der Workflow pro Bestellung alle Dokumente ein und erstellt ein fertiges ZIP-Paket nach Namenskonvention – Rechnung, Leistungsnachweis, Bestellung und Mediarechnung, bereit für die Einreichung.
Der Workflow erstellt Entwürfe, prüft Budgets und legt alles ab – freigegeben und versendet wird von uns. Automatisiert wird das Copy-Pasten, nicht das Urteil.
n8n als Workflow-Engine, Google Drive, Sheets und Docs für Ablage und Steuerung, die Lexware-API für die Rechnungserstellung und PDF-Datenextraktion für die Mediarechnungen.
- Der eigentliche Lauf dauert Minuten
- Wir prüfen nur noch die fertigen Entwürfe
- Freigabe und Versand bleiben bewusst bei uns
- Überschreitungen und Splits werden automatisch erkannt
- Dokumentiert, bevor eine falsche Rechnung rausgeht
- Rechnung, Leistungsnachweis, Bestellung und Mediarechnung automatisch gebündelt
- Kein vergessener Beleg mehr
- Jede Abrechnung im Steuerungs-Sheet nachvollziehbar
- Inklusive aller Warnungen und Sonderfälle
- Budget-Splits über Vorgänger- und Nachfolge-PO
- Gekappte Beträge laufen sauber über die Folge-Bestellung
- Fehlende Dokumente stoppen die Rechnung
- Der Workflow schreibt einen Fehlereintrag ins Protokoll
- Nichts geht still schief
Der spannendste Teil ist nicht die Zeitersparnis – es ist die Übertragbarkeit. Fast jedes Unternehmen hat einen Prozess wie diesen: Daten in fünf Systemen, ein PDF dazwischen, Excel als Klebstoff und ein Mensch, der alles zusammenhält. Genau diese Prozesse lassen sich heute zuverlässig automatisieren – nicht mit einem Riesen-IT-Projekt, sondern mit einem sauber gebauten Workflow.
Rund 15 Stunden manuelle Arbeit pro Monat sind auf ein paar Klicks geschrumpft – bei weniger Fehlern und voller Nachvollziehbarkeit. Welcher Prozess kostet dich jeden Monat 15 Stunden? Lass uns in 30 Minuten drüber schauen – wir sagen dir ehrlich, was sich automatisieren lässt und was nicht.
Wir haben die Antworten!
Sehr wahrscheinlich ja. Der Workflow verbindet hier Google Workspace, Lexware und PDF-Dateien – nach dem gleichen Prinzip lassen sich auch DATEV, sevDesk, Microsoft 365 sowie CRM- und ERP-Systeme anbinden. Entscheidend ist der Prozess, nicht das Tool.
Der Workflow bucht im Zweifel lieber nichts: Fehlt ein Dokument oder passt ein Budget nicht, wird keine Rechnung erstellt, sondern ein Fehlereintrag ins Protokoll geschrieben. Freigabe und Versand liegen ohnehin immer bei einem Menschen.
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