Wie wir für unseren Kunden 15 Stunden Rechnungsarbeit pro Monat auf ein paar Klicks reduziert haben

Die Ausgangslage: 15 Stunden Handarbeit, jeden Monat.

Unser Kunde – ein Dienstleister, der laufend für einen DAX-Konzern arbeitet – rechnet seine Leistungen über Bestellungen (Purchase Orders) ab. Jede PO hat eigene Budgets für Dienstleistungs- und Mediakosten, eigene Nachweispflichten und ein festes Format für die Einreichung.

Jeden Monat hieß das für sein Team von Hand: Monatsordner anlegen, Timesheets und Leistungsnachweise vorbereiten, Stunden zusammenrechnen, Mediakosten aus PDF-Rechnungen ablesen, Budgets prüfen, Rechnungen in Lexware anlegen und pro Bestellung ein Versandpaket schnüren. Rund 15 Stunden pro Monat – fehleranfällig, nervig und jeden Monat wieder. Mit dieser Ausgangslage kam der Kunde zu uns.

Die Herausforderung: Daten in fünf Systemen, ein PDF dazwischen.

Bei der Analyse wurde schnell klar: Das Problem war nicht ein einzelner Schritt, sondern die Kette. Die Daten lagen verteilt in Google Drive, Google Sheets, PDF-Rechnungen und Lexware. Jeder Übertrag von Hand war eine potenzielle Fehlerquelle – ein Zahlendreher im Budget oder ein vergessener Beleg bedeutet bei einem Konzernkunden Rückfragen, Verzögerungen und im schlimmsten Fall eine abgelehnte Rechnung.

Klassische Automatisierung scheitert bei so einem Prozess an den unstrukturierten Stellen:

• Der Mediabetrag steht in einem PDF und muss zuverlässig ausgelesen werden
• Die Stunden stehen in einem frei gepflegten Timesheet
• Die Budgetlogik kennt Sonderfälle wie auslaufende Bestellungen mit Nachfolge-PO
• Jede Einreichung braucht ein vollständiges Paket aus vier Dokumenten

Die Lösung: Ein Rechnungslauf in vier Bausteinen.

Wir haben den Prozess für unseren Kunden in n8n als modularen Workflow abgebildet – orchestriert über ein zentrales Google Sheet als Steuerungszentrale mit Konfiguration, Bestellungen, Budgets und Protokoll. Statt einem großen Blackbox-System besteht die Lösung aus vier Bausteinen, die einzeln laufen und einzeln wartbar sind:

1. Setup pro Bestellung – einmalig

Neue PO? Ein Durchlauf legt Vorlagen, Konfigurationszeile und Protokoll-Struktur an – inklusive Kundennummer für Lexware und Lieferantennummer für den Konzern.

2. Monatsordner anlegen

Zum Monatsbeginn erstellt der Workflow für jede aktive Bestellung automatisch die Ordnerstruktur, kopiert die Timesheet- und Leistungsnachweis-Vorlagen hinein und benennt alles nach der mit dem Konzern vereinbarten Konvention.

3. Abrechnung abschließen – das Herzstück

Der Workflow liest die Stunden aus dem Monats-Timesheet, extrahiert den Netto-Betrag aus der Mediarechnung per PDF-Parsing, prüft beide Beträge gegen die hinterlegten PO-Budgets und erstellt dann die Rechnung direkt über die Lexware-API. Sonderfälle wie Budget-Splits über Vorgänger- und Nachfolge-PO behandelt er automatisch – und protokolliert jeden Lauf inklusive Warnungen, statt still etwas Falsches zu buchen.

4. Versandpaket schnüren

Zum Abschluss sammelt der Workflow pro Bestellung alle Dokumente ein und erstellt ein fertiges ZIP-Paket nach Namenskonvention – Rechnung, Leistungsnachweis, Bestellung und Mediarechnung, bereit für die Einreichung.

Der Mensch bleibt in der Schleife

Der Workflow erstellt Entwürfe, prüft Budgets und legt alles ab – freigegeben und versendet wird vom Team unseres Kunden.

Eingesetzte Tools

n8n als Workflow-Engine, Google Drive, Sheets und Docs für Ablage und Steuerung, die Lexware-API für die Rechnungserstellung und PDF-Datenextraktion für die Mediarechnungen – alles Systeme, mit denen der Kunde ohnehin gearbeitet hat. Kein Toolwechsel nötig.

Das Ergebnis auf einen Blick

• Aus ~15 Stunden pro Monat wurden ein paar Klicks – der eigentliche Lauf dauert Minuten, das Team prüft nur noch die fertigen Entwürfe
• Budgetprüfung eingebaut – Überschreitungen und Splits werden erkannt und dokumentiert, bevor eine falsche Rechnung rausgeht
• Vollständige Pakete, jedes Mal – Rechnung, Leistungsnachweis, Bestellung und Mediarechnung automatisch gebündelt
• Lückenloses Protokoll – jede Abrechnung im Steuerungs-Sheet nachvollziehbar, inklusive aller Warnungen
• Fehler werden gemeldet statt gebucht – fehlende Dokumente stoppen die Rechnung, nichts geht mehr schief

Was der Case zeigt.

Der spannendste Teil ist nicht die Zeitersparnis sondern die Anwendbarkeit auf ähn liche Prozesse. Fast jedes Unternehmen hat einen Prozess wie diesen: Daten in fünf Systemen, ein PDF dazwischen, Excel als Klebstoff und ein Mensch, der alles zusammenhält. Genau diese Prozesse automatisieren wir mit einem sauber gebauten Workflow.

Fazit

Rund 15 Stunden manuelle Arbeit pro Monat sind bei unserem Kunden auf ein paar Klicks geschrumpft und das bei weniger Fehlern und voller Nachvollziehbarkeit. Welcher Prozess kostet dich jeden Monat 15 Stunden?